Política de privacidad y protección de datos

OBJETIVOS

La Política de Privacidad y Protección de Datos de Second Window, S.L (en adelante, SECOND WINDOW), con domicilio social en c/Núñez Morgado, 6, Madrid 28036, y CIF nº B85872109, tiene como principal misión establecer las directrices globales con relación a los siguientes objetivos:

Contribuir a la interpretación armonizada y aplicación generalizada, sistemática y adecuada de lo dispuesto en el Reglamento General de Protección de Datos (en adelante, RGPD) y demás legislaciones y normativas aplicables en esta materia.
Asegurar los derechos de los titulares de los datos y contribuir al mantenimiento de su confianza en la capacidad de la entidad para garantizar tales derechos en armonía con los legítimos intereses de SECOND WINDOW.
Garantizar una mitigación apropiada de los riesgos para los derechos y libertades de las personas físicas, y una capacidad de respuesta eficaz frente a eventuales incidentes o violaciones de seguridad de los datos.

REGLAS ESPECÍFICAS

2.1. MARCO GENERAL

El desarrollo económico, cultural, social y tecnológico presenta riesgos y desafíos significativos para la privacidad de los ciudadanos. En este contexto, y para dar respuesta a estos riesgos, pero también con el objeto de garantizar un marco normativo de protección de datos personales coherente en todo el espacio de la Unión, en abril de 2016, se aprobó el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo a la protección de las personas físicas (Reglamento General de Protección de Datos – “RGPD”). Este reglamento ha revocado la Directiva 95/46/CE, y es aplicable en todos los Estados miembros desde el pasado 25 de mayo de 2018, aunque podrá complementarse a nivel nacional mediante legislación y normas específicas.

Los datos personales son esenciales para el desarrollo de la actividad de SECOND WINDOW, y su protección adquiere una importancia vital para el desarrollo de su negocio, es decir, para la ejecución de los proyectos formalizados con clientes, para el cumplimiento de obligaciones legales y reglamentarias, y para la gestión de sus recursos humanos.

La protección de los datos personales se enmarca en el Sistema de Control Interno de SECOND WINDOW, y se rige por los principios y reglas generales definidos en este ámbito, adaptados y ajustados conforme a la legislación aplicable y lo definido en esta política y otras que sean de aplicación en esta materia.

De conformidad con las mejores prácticas internacionales y con la legislación y reglamento en cuestión, esta Política establece los principios generales y describe la forma en que éstos deben ser entendidos y aplicados por los destinatarios, y es aplicable a todos los datos personales que se encuentren bajo la responsabilidad de SECOND WINDOW, independientemente del formato que la información pueda adoptar, y fase de su ciclo de vida, dando cumplimiento, con ello, al principio de privacidad por defecto (privacy by default).

2.2. APLICABILIDAD Y ACTUALIDAD

Esta política, junto con las directrices corporativas derivadas, deben entenderse como un marco de referencia global, sujeta a evolución y revisión, siendo contextualizada y aplicada en consonancia con el modelo operativo y de negocio de SECOND WINDOW, y en cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables en cada caso.

Esta política se complementa con las demás políticas y procedimientos vigentes en SECOND WINDOW, asegurando su adecuada armonización y complementariedad.

PRINCIPIOS DE PROTECCIÓN DE DATOS

En las operaciones de tratamiento de datos personales, SECOND WINDOW respetará los siguientes principios:

Principio de licitud: los datos personales se tratarán en la medida en que se constate, como mínimo, una de las condiciones previstas para el tratamiento lícito: (i) cuando el titular de los datos haya prestado su consentimiento; cuando el tratamiento sea necesario para (ii) la ejecución y gestión de un contrato, (iii) el cumplimiento de una obligación legal, o (iv) la persecución de un interés legítimo de la empresa o de terceros.
Principio de buena fe y de limitación de la finalidad: los datos personales serán recogidos y tratados para finalidades específicas comunicadas al interesado y, en ningún caso, para finalidades distintas.
Principio de minimización y limitación de la conservación: se tratarán únicamente los datos personales que sean adecuados, pertinentes y no excesivos, y durante el tiempo estrictamente necesario para sus respectivas finalidades.
Principio de transparencia: se informará de forma clara a los titulares de los datos sobre las principales características y medidas de protección de sus datos personales, en particular, sobre las respectivas finalidades de tratamiento y eventual transmisión a terceros.
Principio de necesidad de acceso: únicamente tendrán acceso a los datos personales tratados por SECOND WINDOW los trabajadores y colaboradores cuyas funciones así lo exijan.

DATOS PERSONALES TRATADOS POR SECOND WINDOW

La entidad solo procede a la recogida y tratamiento de los datos personales necesarios para la prestación de un servicio personalizado y de calidad, atendiendo, con ello, el principio de minimización del dato establecido en la norma RGPD.

En la prestación de los servicios, procede al tratamiento de diferentes categorías de datos personales que, en última instancia, quedan condicionados por el objeto y alcance de los servicios demandados por los clientes que actuarán como Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento, según proceda.

Estas categorías de datos solo podrán ser tratadas en el contexto del alcance del contrato formalizado con el cliente, dando, con ello, cumplimiento al principio de finalidad del tratamiento.

En el ámbito de la prestación de servicios a clientes, es posible que SECOND WINDOW trate categorías especiales de datos personales como Encargado del Tratamiento, y en función del alcance y objeto de los proyectos ejecutados.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

SECOND WINDOW solo trata los datos personales atendiendo a las siguientes finalidades:

5.1. PARA LA EJECUCIÓN DE UN CONTRATO

En el ámbito de los servicios ofrecidos a clientes, es posible que se lleve a cabo el tratamiento de datos de carácter personal representando la figura de Encargado del Tratamiento.

En tal caso, y en función del alcance del servicio formalizado con el cliente, se pueden derivar distintas finalidades de tratamiento.

De igual forma, se efectúa el tratamiento derivado de la propia relación establecida con el cliente (mantenimiento de los datos relativos a las personas de contacto en clientes).

5.2. PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES LEGALES A LAS QUE ESTÁ SUJETA SECOND WINDOW

La entidad está sujeta a numerosas obligaciones legales y reglamentarias, cuyo cumplimiento puede implicar la necesidad de proceder al tratamiento de datos personales. Esto sucede, por ejemplo, con relación al:

Cumplimiento de obligaciones de retención, pago o declaración a efectos fiscales;
Cumplimiento de la normativa vigente en materia de prevención de riesgos laborales.
Cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

5.3. PARA EL INTERÉS LEGÍTIMO DE SECOND WINDOW

La entidad puede utilizar los datos de contacto en clientes con el objeto de efectuar acciones de marketing y comunicación de servicios propios.

5.4. PARA ATENDER LOS CONSENTIMIENTOS OTORGADOS POR LOS INTERESADOS

En aquellos casos, en los que SECOND WINDOW precise el consentimiento del interesado para el tratamiento de los datos personales, se procederá a efectuar la solicitud oportuna según la finalidad prevista.

En el caso de que el tratamiento de los datos pueda implicar la toma de decisiones automatizadas que produzcan efectos en el ámbito jurídico o puedan afectar de modo similar, SECOND WINDOW facilitará, en ese momento, información acerca de la lógica subyacente a dicho tratamiento, así como sobre la importancia y las consecuencias previstas de ese tratamiento.

DESTINATARIOS DE LOS DATOS

Para que SECOND WINDOW pueda cumplir con todas las obligaciones que se derivan de la relación contractual puede que tenga que comunicar los datos personales a otras entidades.

SECOND WINDOW únicamente comunicará los datos personales a las siguientes entidades:

Proveedores que presten servicios en nombre de SECOND WINDOW (por ejemplo, servicios de TI, servicios de gestión de nóminas, etc.).
Autoridades públicas, como las Autoridades Tributarias y Organismos de la Seguridad Social.

PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

SECOND WINDOW solo tratará los datos personales para los fines indicados con anterioridad.

Los siguientes son los periodos de conservación de los datos personales, en función de cada finalidad de tratamiento y el respectivo fundamento de la licitud de su tratamiento:

FINALIDAD	FUNDAMENTO DE LICITUD	PLAZO DE CONSERVACIÓN
Prestación de servicios a clientes	Ejecución de la relación contractual como Encargados del Tratamiento	Durante la prestación de los servicios y, posteriormente, en función de las instrucciones recibidas por el Responsable del Tratamiento (devolución, destrucción o mantenimiento mientras no prescriban posibles obligaciones legales que se derivan del tratamiento)
Marketing y comunicación de servicios propios	Interés legítimo de SECOND WINDOW	Mientras la relación contractual se mantenga activa
Mejora de la calidad de servicio
Seguridad y protección de datos personales
Supervisión y control de la aplicación de los procedimientos necesarios para la ejecución del contrato o el cumplimiento de obligaciones legales
Cumplimiento de obligaciones de retención, pago o declaración a efectos fiscales	Cumplimiento de obligaciones legales	Plazos legales formalizados
Cumplimiento de la normativa vigente en materia de prevención de riesgos laborales.
Cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Los derechos de los titulares de los datos son garantizados desde que se procede a su recogida, siendo lícita la finalidad subyacente al tratamiento, y siendo adoptadas las medidas técnicas y organizativas adecuadas relativas a su confidencialidad e integridad.

SECOND WINDOW se ha dotado de los medios necesarios para atender las solicitudes efectuadas por los titulares de los datos en el ejercicio de sus derechos.

En lo que respecta al tratamiento de datos personales, el titular de los datos goza de los siguientes derechos:

8.1. DERECHO DE ACCESO

Siempre que lo solicite, el titular tendrá derecho a obtener confirmación acerca de si sus datos personales son tratados por SECOND WINDOW.

De igual forma, tendrá derecho a acceder a sus datos personales, así como a obtener la siguiente información:

Razones por la cuales sus datos son tratados;
Tipos de datos personales que son tratados;
Entidades a las que sus datos personales pueden ser transmitidos, incluyendo entidades localizadas en países fuera de la Unión Europea u organizaciones internacionales, siendo, en este caso, informado de las garantías aplicadas a la transferencia de sus datos;
Plazos de conservación de sus datos o, si eso no fuera posible, los criterios para establecer tales plazos;
Derechos de los que goza en relación con el tratamiento de sus datos personales;
Si los datos personales no hubieran sido facilitados por el propio titular, información sobre el origen de los mismos;
Existencia de decisiones individuales automatizadas, incluyendo definición de perfiles, y, en ese caso, información sobre la lógica subyacente a ese tratamiento, así como sobre la importancia y las consecuencias previstas del mismo.

El titular de los datos cuenta con el derecho a obtener una copia de sus datos personales que son objeto de tratamiento por parte de SECOND WINDOW.

8.2. DERECHO DE RECTIFICACIÓN

Siempre que el titular considere que sus datos personales están incompletos o incorrectos, podrá requerir su rectificación, o que éstos sean completados.

8.3. DERECHO DE CANCELACIÓN

El titular de los datos cuenta con el derecho a solicitar la cancelación de sus datos personales cuando se verifique que se ha producido alguna de las siguientes situaciones:

Que los datos personales dejen de ser necesarios para la finalidad que motivó su recogida o tratamiento.
Que se retire el consentimiento en el que se basa el tratamiento de datos y que no exista otro fundamento jurídico para el mismo;
Que se oponga al tratamiento de los datos y no existan intereses legítimos prevalecientes que justifiquen el tratamiento o que los datos sean tratados a efectos de comercialización directa;
Que los datos personales hayan sido tratados ilícitamente;
Que los datos personales tengan que ser cancelados al amparo de una obligación jurídica a la que esté sujeta SECOND WINDOW; o
Que los datos personales hayan sido recogidos en el contexto de la oferta de servicios de la sociedad de la información.

El derecho a la cancelación no será de aplicación cuando el tratamiento sea necesario a los siguientes efectos:

El ejercicio de la libertad de expresión y de información;
El cumplimiento de una obligación legal que exija el tratamiento y que sea aplicable a SECOND WINDOW;
Motivos de interés público en el ámbito de la salud pública;
Fines de archivo de interés público, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos, en la medida en que el ejercicio del derecho a la cancelación perjudique gravemente la consecución de los objetivos de ese tratamiento; o
La declaración, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

8.4. DERECHO A LA LIMITACIÓN DEL TRATAMIENTO

El titular puede solicitar la limitación del tratamiento de sus datos personales en los siguientes supuestos:

Si impugna la exactitud de sus datos personales, durante un periodo de tiempo que permita a SECOND WINDOW verificar su exactitud;
Si el tratamiento fuera ilícito y el titular se opone a la cancelación de sus datos personales y solicita, en contrapartida, la limitación del tratamiento;
Si SECOND WINDOW ya no necesita los datos personales para fines de tratamiento, pero sí son necesarios a efectos de declaración, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; o
Si se hubiera opuesto al tratamiento, hasta que se verifique que los intereses legítimos de SECOND WINDOW prevalecen sobre los suyos.

8.5. DERECHO DE PORTABILIDAD

El titular cuenta con el derecho a recibir sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y de lectura automática.

De igual forma, cuenta con el derecho a solicitar a SECOND WINDOW que transmita tales datos a otro responsable del tratamiento siempre que ello sea técnicamente posible.

El derecho de portabilidad solo se aplicará en los siguientes supuestos:

Cuando el tratamiento se base en el consentimiento expreso o en la ejecución de un contrato; y
Cuando el tratamiento en cuestión se realice por medios automatizados.

8.6. DERECHO DE OPOSICIÓN

El titular cuenta con el derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, en los siguientes supuestos:

Cuando el tratamiento se base en el interés legítimo de SECOND WINDOW; o
Cuando el tratamiento se realice para fines distintos de aquellos para los cuales los datos fueron recogidos, pero que sean compatibles con los mismos.

En tales casos, SECOND WINDOW dejará de tratar sus datos personales, a no ser que tenga razones legítimas para efectuar ese tratamiento y que éstas prevalezcan sobre los intereses del titular.

De igual forma, el titular puede oponerse, en cualquier momento y sin necesidad de justificación, al tratamiento de sus datos para fines de marketing directo, incluyendo la definición de perfiles relacionada con ese marketing.

8.7. DERECHO A NO QUEDAR SUJETO A DECISIONES INDIVIDUALES AUTOMATIZADAS

El titular cuenta con el derecho a no quedar sujeto a decisiones tomadas exclusivamente en base a un tratamiento automatizado de datos, incluyendo la definición de perfiles, cuando tales decisiones produzcan efectos en su esfera jurídica o le afecte significativamente de forma similar.

Podrá darse la toma de decisiones basadas en el tratamiento automatizado de sus datos cuando esté autorizado por el derecho nacional o de la Unión Europea.

En los casos en los que el tratamiento de datos en cuestión (i) sea necesario para la celebración o ejecución de un contrato con SECOND WINDOW o (ii) se basa en el consentimiento explícito del titular de los datos, éste podrá, de igual forma, quedar sujeto a decisiones tomadas sobre la base del tratamiento automatizado de sus datos personales. En estos casos sin embargo, el titular de los datos tendrá derecho a:

Obtener intervención humana por parte de SECOND WINDOW;
Manifestar su punto de vista; y
Discrepar con la decisión tomada.

La toma de decisiones basadas en el tratamiento automatizado de datos personales no se basará en el tratamiento de categorías especiales de datos (como datos relativos a la salud, datos genéticos o datos relativos a su origen racial o étnico), excepto cuando el titular de los datos haya dado su consentimiento explícito a tal efecto, o dicho tratamiento sea necesario por motivos de interés público significativo, en los términos legalmente aplicables. En estos casos, SECOND WINDOW tomará todas las medidas que sean adecuadas para garantizar los derechos y libertades, así como los intereses legítimos.

8.8. DERECHO A RETIRAR SU CONSENTIMIENTO

En caso de que el tratamiento de los datos se efectúe sobre la base del consentimiento del titular, éste podrá retirar su consentimiento en cualquier momento.

En tal caso, sus datos personales dejarán de ser tratados, excepto si existe otro fundamento que lo permita, como la relación contractual o el interés legítimo de SECOND WINDOW.

8.9. DERECHO A PRESENTAR RECLAMACIÓN ANTE LA AUTORIDAD DE SUPERVISIÓN

El titular de los datos cuenta con el derecho de presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (autoridad de control competente en materia de protección de datos).

8.10. EJERCICIO DE DERECHOS

El titular de los datos podrá ejercer sus derechos de forma gratuita mediante comunicación dirigida al Responsable de Privacidad en la dirección indicada con anterioridad, o bien a través de correo electrónico dirigido a privacidad@secondwindow.es, adjuntando copia de su DNI o pasaporte

SECOND WINDOW atenderá las solicitudes de ejercicio de derechos por parte de los titulares de los datos, sin demoras injustificadas, y sin exceder el período de respuesta de un mes.

La respuesta a las peticiones será facilitada por idénticos medios a los utilizados para la petición, siempre que sea posible su aplicación o que el titular no solicite otro medio distinto.

REGISTRO DE ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO

SECOND WINDOW ha elaborado y mantiene actualizado un registro interno (inventario) de los distintos procesos de tratamiento de datos personales existentes.

Este registro contiene, como mínimo, la información demandada por el artículo 30 del RGPD: nombre y contactos del responsable del tratamiento, finalidades del tratamiento, descripción de las categorías de titulares de datos, descripción de las categorías de datos personales tratados, período de retención/plazo para la eliminación de los datos, categorías de los destinatarios de los datos, garantías adecuadas en los casos de transferencia fuera de la UE y descripción de las medidas técnicas y organizativas en el ámbito de la privacidad.

DEBER DE INFORMACIÓN Y CONSENTIMIENTO

SECOND WINDOW comunica de forma clara y transparente al titular de los datos los tipos de tratamientos efectuados con relación a sus datos personales, con el detalle de finalidades y fundamentos de licitud conforme a las disposiciones del RGPD. Este deber de información es atendido en las siguientes situaciones:

Cuando los datos personales son facilitados por el propio titular mediante las cláusulas informativas habilitadas en los formularios de recogida de datos.
Cuando los datos personales son facilitado por un tercero, en cuyo caso, se atiende el deber de información en un plazo razonable tras su recogida, que no excede un mes.

SECOND WINDOW obtiene el consentimiento de los titulares de los datos personales para las finalidades y tratamientos efectuados, salvo que el tratamiento se base en alguno de los siguientes fundamentos de licitud: legal, contractual e interés legítimo de la entidad.

La entidad garantiza que para su universo actual de personas físicas con las que se relaciona:

Facilita la información precisa con relación a los tratamientos efectuados.
Obtiene el consentimiento oportuno, cuando es aplicable, conforme a las disposiciones previstas en el RGPD.
Define la estrategia de actuación necesaria cuando el titular de los datos no responde a la solicitud de consentimiento efectuada.

SALVAGUARDA Y PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Siempre que no resulten contradictorias o insuficientes, se aplicarán las políticas y medios existentes en materia de seguridad de los datos personales en poder de SECOND WINDOW.

11.1. ANONIMIZACIÓN Y SEUDONIMIZACIÓN

En aquellos casos en que SECOND WINDOW procede a la anonimización de los datos de tal forma que no resulta posible identificar al titular a partir de ellos, éstos ya no son considerados datos personales y, en consecuencia, la norma RGPD no es de aplicación a tal conjunto de datos. En este sentido, siempre que es posible, SECOND WINDOW procede a la anonimización de los datos.

Por otra parte, en los casos en que no es posible la anonimización de los datos, SECOND WINDOW siempre plantea los procesos de seudonimización o cifrado de los datos personales con el objeto de mitigar los riesgos de seguridad que podrían derivarse del acceso por parte de terceros no autorizados.

Así, las técnicas de anonimización, seudonimización y cifrado son consideradas por SECOND WINDOW en los siguientes supuestos:

Como parte de la estrategia de privacidad desde el diseño para garantizar la protección de datos del titular.
Como parte de la estrategia de mitigación del riesgo en el intercambio de datos personales con terceros.
Como parte de la estrategia para reducir el impacto de violación de la seguridad de los datos en los escenarios de acceso por parte de terceros no autorizados.
Como parte de la estrategia de minimización de los datos.

11.2. PRIVACIDAD DESDE EL DISEÑO Y PRIVACIDAD POR DEFECTO

Con el objeto de atender el principio de privacidad desde el diseño, SECOND WINDOW considera los riesgos relacionados con la protección de los datos personales desde la propia concepción del tratamiento. De esta forma, se anticipa y previene que puedan producirse eventos invasivos para la privacidad, así como la existencia de infracciones de los derechos de los titulares.

El principio de privacidad desde el diseño mitiga la posibilidad de que los riesgos de la privacidad se materialicen. Este principio no tiene por objetivo identificar soluciones para violaciones de seguridad acaecidas, sino prevenir que se produzcan de antemano.

Por otro lado, el principio de privacidad por defecto formalizado por SECOND WINDOW establece que la privacidad debe ser una preocupación de partida en la concepción de un tratamiento, garantizando que, por defecto, solo se lleve a cabo el tratamiento de los datos estrictamente necesarios para cada propósito específico de procesamiento.

SECOND WINDOW ha adoptado las reglas y medidas internas necesarias con el objeto de garantizar estos principios. Estas reglas deben aplicarse en la fase de planificación (definición de los medios de recogida de los datos), así como durante el ciclo de vida asociado al tratamiento del dato (recogida, mantenimiento, almacenamiento y destrucción de los datos personales).

En este sentido, estos principios son considerados en los siguientes supuestos:

Diseño y construcción de un nuevo sistema de TI que almacene, procese y permita el acceso a datos personales.
Creación de una política o normativa con implicaciones en materia de privacidad.
Definición de un nuevo proceso operativo que traiga consigo el tratamiento de datos de carácter personal.
Ampliación del conjunto de finalidades de tratamiento previstas para ciertas categorías de datos o interesados.

De igual forma, SECOND WINDOW aplica mecanismos con el objeto de asegurar el cumplimiento del principio de conservación de los datos. En determinadas circunstancias, y teniendo en consideración la finalidad del tratamiento, los datos son suprimidos con carácter inmediato una vez extinguida la finalidad prevista, y siempre que no exista una obligación legal de conservación que se derive de la finalidad y el tratamiento efectuado.

Por defecto, SECOND WINDOW garantiza que solo accede a los datos personales aquellas personas que lo precisan atendiendo a sus competencias profesionales

Así, tanto en el proceso de determinación de los medios para el tratamiento de los datos como, con posterioridad, durante el procesamiento de los mismos, SECOND WINDOW aplica las medidas técnicas y organizativas adecuadas, diseñadas para garantizar con eficacia los principios de protección de datos.

Estas medidas han sido definidas teniendo en consideración:

Las técnicas y herramientas más avanzadas que se encuentran disponibles.
Los costes de aplicación, teniendo en consideración la naturaleza, el ámbito, el contexto y las finalidades del tratamiento de los datos.
Los riesgos para los derechos y libertades de las personas físicas que se derivan del tratamiento de los datos.

Por otro lado, y en lo relativo a la efectividad de las medidas técnicas y organizativas, éstas deben garantizar:

La minimización del tratamiento en lo relativo a la cantidad, calidad y periodos de conservación de los datos.
La minimización del acceso garantizando la aplicación de la política de mínimo privilegio.
La seudonimización de los datos en una fase inicial del tratamiento, siempre que sea posible.
La obtención de garantías con respecto a la atención del principio de transparencia en el tratamiento de los datos personales.
La implantación de mecanismos que garanticen la supervisión periódica del tratamiento de los datos personales, así como la evaluación de la conformidad con los principios, derechos y obligaciones recogidos en la norma RGPD.

PROVEEDORES EXTERNOS DE SERVICIOS (ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO)

La contratación de una prestación de servicios puede implicar el acceso, por parte del proveedor, a datos de carácter personal que se encuentra bajo la responsabilidad de SECOND WINDOW.

En tales casos, SECOND WINDOW establece salvaguardas para que las condiciones objetivas en las que el proveedor proporciona el servicio garanticen la confidencialidad e integridad de los datos personales.

En este sentido, las políticas habilitadas para la contratación y control de los prestadores de servicios afectados en materia de protección de datos (encargados del tratamiento) contemplan la consideración de los requisitos que emanan de la norma RGPD.

SECOND WINDOW evalúa las garantías ofrecidas por el encargado del tratamiento con relación a los principios, derechos y obligaciones recogidas en la norma RGPD, ya sea mediante la verificación de códigos de conducta, mecanismos de certificación o auditorías de privacidad efectuadas por terceros independientes.

Con carácter no exhaustivo, SECOND WINDOW considera garantías suficientes algunos de los siguientes supuestos:

Adhesión a códigos de conducta o certificación de sistemas de gestión de privacidad.
Informes de auditorías específicas de privacidad que demuestren la aplicación de buenas prácticas y la adopción de medidas técnicas y organizativas que permiten el cumplimiento efectivo de la norma RGPD, en particular, en lo referente a la seguridad del tratamiento.

El acuerdo de procesamiento de datos entre SECOND WINDOW y el encargado del tratamiento incluirá:

El objeto de la prestación del servicio del que se deriva el tratamiento de datos personales.
La duración de la prestación de los servicios.
La naturaleza y finalidad del tratamiento, incluyendo instrucciones en lo referente al tratamiento.
La naturaleza de los datos que serán tratados, así como las categorías de titulares de datos afectados.
Los derechos de SECOND WINDOW en lo relativo a la posible planificación de auditorías al encargado del tratamiento.
Las obligaciones del encargado del tratamiento para el debido cumplimiento de la norma RGPD.

TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS

En los casos de transferencias internacionales (fuera de la Unión Europea), siempre que la Comisión Europea haya declarado, a través de una decisión de adecuación, que el país en cuestión localizado fuera de la Unión Europea garantiza un nivel de protección de los datos personales equivalente al que resulta de la legislación de la Unión Europea, la transferencia de datos tendrá por base esa decisión de adecuación.

Puede consultar las decisiones de adecuación existentes en www.eur-lex.europa.eu.

En los casos en los que la transferencia se realice a países u organizaciones localizados fuera de la Unión Europea para los que no exista una decisión de adecuación de la Comisión, SECOND WINDOW establecerá garantías adecuadas para asegurar la protección de sus datos, tales como:

La adopción de cláusulas contractuales tipo, previamente adoptadas o aprobadas por la Comisión Europea;
la adopción de un procedimiento de certificación, previamente aprobado y seguido de compromisos vinculantes y con fuerza ejecutiva por parte del país o la organización en cuestión.

EVALUACIÓN DEL IMPACTO SOBRE LA PRIVACIDAD (PIA – Privacy Impact Assessment)

SECOND WINDOW ha formalizado un modelo para la evaluación del impacto sobre la privacidad de las distintas operaciones de tratamiento de datos de carácter personal existentes.

SECOND WINDOW garantiza la ejecución de las evaluaciones de impacto en los procesos de tratamiento de datos que pudieran entrañar un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas.

Estas evaluaciones se efectúan con el objeto de identificar las medidas preventivas oportunas para la mitigación de los riesgos identificados, siendo objeto de revisión y actualización periódica.

El Responsable de Privacidad de datos efectuará la supervisión con respecto a la ejecución de tales evaluaciones, y la revisión de los resultados, contrastando la correcta aplicación de las medidas preventivas de mitigación identificadas.

VIOLACIÓN DE LA SEGURIDAD DE LOS DATOS

La norma RGPD impone un control riguroso de los incidentes de seguridad que se presentan en materia de protección de datos (escenarios de violación de la seguridad de los datos).

El proceso que se aplica en este ámbito es parte integrante del proceso de gestión de incidentes de seguridad de SECOND WINDOW.

En este sentido, es prioritaria la identificación de los requisitos y las medidas que deben ser adoptadas con el objeto de notificar los incidentes de seguridad para minimizar el impacto que se deriva sobre los derechos y libertades de las personas físicas (daños y perjuicios materiales o inmateriales para las personas físicas, así como la pérdida de control sobre sus propios datos o la restricción de sus derechos, discriminación, usurpación de identidad, pérdida de confidencialidad de los datos o cualquier otro perjuicio económico o social significativo para la persona física en cuestión).

SECOND WINDOW tiene la obligación de notificar a la Autoridad de Control (Agencia Española de Protección de Datos) cualquier incidente de seguridad en materia de protección de datos (escenarios de violación de la seguridad de los datos) que implique un riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas.

De igual forma, SECOND WINDOW debe notificar al titular de los datos si la violación de la seguridad de los datos personales fuese susceptible de implicar un elevado riesgo para sus derechos y libertades. A este respecto, la entidad tiene en consideración los criterios definidos en la norma RGPD, así como otras orientaciones legales y normativas, en lo referente a los criterios de clasificación de la severidad del incidente.

Las violaciones de la seguridad de los datos personales son registradas y documentadas por cualquier persona que detecta un incidente de seguridad. No obstante, será el Responsable de Privacidad quien comunique el incidente a la Autoridad de Control (Agencia Española de Protección de Datos), así como a los titulares de los datos personales afectados, en el caso de que se verifique esta necesidad.

El plazo de notificación a la Autoridad de Control no excederá 72 horas desde el momento en que se tenga conocimiento de la violación de la seguridad de los datos. Si la notificación no fuese transmitida en el plazo de 72 horas, deberá ir acompañada de los motivos del retraso.

Esta notificación será efectuada a través del mecanismo que la Autoridad de Control (Agencia Española de Protección de Datos) establezca.

Por otro lado, la notificación a los titulares de los datos personales, en el caso de que sea posible, será efectuada con carácter individual a cada uno de los afectados, a través de medios de comunicación directos como el correo electrónico, una llamada telefónica o un correo postal. Esta comunicación deberá ser demostrable, aunque no sea necesaria la confirmación de recepción por parte de los titulares de los datos. En el caso de que la notificación implique un esfuerzo desproporcionado, SECOND WINDOW adoptará medidas alternativas. En cualquier caso, la entidad consultará a la Autoridad de Control (Agencia Española de Protección de Datos) para formalizar el criterio de actuación.

En el caso de que el tratamiento sea efectuado por un proveedor externo, éste notificará el incidente de seguridad a SECOND WINDOW una vez tenga conocimiento de ello. Esta obligación ha quedado formalizada en el contrato de prestación de servicios formalizado entre las partes.

Con independencia de que las violaciones de seguridad de los datos sean comunicadas a la Autoridad de Control (Agencia Española de Protección de Datos), y los afectados, según proceda, SECOND WINDOW documentará tales violaciones, incluidos los efectos y medidas correctoras adoptadas.

TOMA DE DECISIONES AUTOMATIZADA Y ELABORACIÓN DE PERFILES

El titular de los datos tiene derecho a no quedar sujeto a la toma de decisiones automatizadas, en caso de que éstas tengan un impacto significativo en su esfera jurídica o que le afecten significativamente de forma similar, excepto si:

Fuese necesaria para la celebración o ejecución de un contrato entre el titular de los datos y SECOND WINDOW.
Estuviese autorizada por derecho de la Unión o del Estado miembro al que SECOND WINDOW estuviese sujeto y, en la cual, estén igualmente previstas medidas adecuadas para salvaguardar los derechos y libertades, y los legítimos intereses del titular de los datos.
Estuviese basada en el consentimiento explícito del titular de los datos.

La norma RGPD no permite la utilización de las categorías especiales de datos personales (datos sensibles) en la toma de decisiones automatizadas, excepto en los casos en que se apliquen medidas adecuadas para salvaguardar los derechos y libertades, y los legítimos intereses del titular de los datos.

SECOND WINDOW garantiza que, siempre que resulte necesario y aplicable, se expondrá de forma clara y simple a disposición de los titulares de los datos cómo funciona la elaboración de perfiles o el proceso de toma de decisiones automatizada.

REVISIÓN DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

Esta Política de Privacidad y Protección de Datos será revisada anualmente o siempre que se produzcan modificaciones significativas en la legislación aplicable, estrategia de negocio o sistemas de información de SECOND WINDOW.

Todas las modificaciones a la presente Política de Privacidad y Protección de Datos serán aprobadas formalmente, y deberán ser publicadas y comunicadas a todos los afectados.

RESPONSABLE DE PRIVACIDAD

La responsabilidad principal de esta función es monitorizar el cumplimiento de las obligaciones en materia de datos personales.

La designación del Responsable de Privacidad se ha llevado a efecto basándose en sus cualidades profesionales y, en particular, en sus conocimientos especializados en el dominio del derecho y de las prácticas de protección de datos, así como en su capacidad para desempeñar las funciones sin la existencia de escenarios de conflictos de interés.

Por otro lado, SECOND WINDOW apoya al Responsable de Privacidad en el ejercicio de sus funciones, proporcionándole los recursos necesarios para el desempeño de las mismas, y para el mantenimiento de sus conocimientos, así como para darle acceso a los datos personales y a las operaciones de tratamiento.